Obowiązek podatkowy w podatku VAT powstaje przy reprezentacji i reklamie z chwilą przekazania towaru, zużycia towaru lub wykonania usługi. Przepis art. 32 ust. 1 i 4 ustawy o VAT nakłada na podatników VAT obowiązek wystawiania faktur. W wypadku czynności wymienionych w przepisie art. 2 ust. 3 pkt 1, 2, 4, 5 tej ustawy wystawiane są faktury wewnętrzne. Przy czym za dany miesiąc podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą wszystkie czynności dokonane w tym miesiącu. Może również wystawiać fakturę wewnętrzną każdorazowo – po dokonaniu poszczególnych czynności. Faktura wewnętrzna podlega takim samym wymogom jak faktura dokumentująca sprzedaż, powinna być jednak od niej odróżniona przez np. dodanie słowa „wewnętrzna” lub przez łamanie numeru faktur, np. przez literę W. Nie musi ona posiadać kopii ani podpisu odbiorcy, bo wystawcą i odbiorcą jest ten sam podmiot. Czynności dokumentowane fakturą wewnętrzną nie muszą być ewidencjonowane na kasie rejestrującej muszą być natomiast ujęte w ewidencji sprzedaży, jak każda inna faktura sprzedaży, ale jako czynność zrównana ze sprzedażą.
W razie wystąpienia przesłanek do dokonania korekty – np. pomyłka – należy taką korektę wystawić zgodnie z ogólnymi zasadami wystawiania korekt.
Sporządzona w prawidłowy sposób faktura wewnętrzna powinna zawierać dane wymagane dla sporządzenia deklaracji podatkowej oraz niezbędne do zarejestrowania operacji w księgach rachunkowych, w tym także:
- podstawę opodatkowania podatkiem od towarów i usług, zgodnie z art. 15 ust. 3 ustawy o VAT i podatku akcyzowym, która ma być wskazana w deklaracji podatkowej VAT jako czynność zrównana ze sprzedażą towarów i usług,
- wartość towarów i usług według cen zakupu, nabycia lub kosztów wytworzenia, która wraz z VAT należnym podlega zarachowaniu do kosztów działalności operacyjnej,
- wartość w cenach przyjętych do ewidencji zapasów i odchylenia od cen ewidencyjnych, jeżeli zapasy materiałów, towarów lub wyrobów gotowych były ewidencjonowane w cenach ewidencyjnych, różniących się od cen zakupu, nabycia lub kosztów wytworzenia,
- nazwę towaru lub usługi oraz cechy identyfikujące poszczególne składniki majątku, będące przedmiotem przekazania.